הטעות שעולה לארגונים מאות אלפי שקלים עוד לפני שהם בוחרים מערכת מידע

הטעות שעולה לארגונים מאות אלפי שקלים עוד לפני שהם בוחרים מערכת מידע

מאת: ניר שפיר

יועץ ארגון ושיטות ,תפעול, שרשרת האספקה ומערכות מידע

חבר מועדון העסקים של ישראל VIP

בשנים האחרונות אני פוגש יותר ויותר בעלי מפעלים ומנכ"לים שמגיעים אליי עם אותה הבקשה: "אנחנו צריכים להחליף את מערכת המידע שלנו."

פעם זו מערכת ERP ותיקה שכבר אינה נותנת מענה, פעם אחרת זו מערכת CRM שאינה מתאימה לתהליכי העבודה, ובמקרים אחרים ההתלהבות מכלי הבינה המלאכותית גורמת למחשבה שאולי עדיף לבנות מערכת חדשה מאפס.

אבל כמעט תמיד אני מתחיל בשאלה אחת פשוטה:

"מהי הבעיה העסקית שאתם באמת מנסים לפתור?"

 

להפתעתי, במקרים רבים זו השאלה הקשה ביותר.

 

"הוצאנו ים של כסף… וכלום לא השתנה"

לפני כשנה הוזמנתי ללוות חברה מסחרית שביקשה לשפר את התהליכים התפעוליים שלה. עוד לפני שהתיישבנו סביב שולחן הדיונים, אמר לי בעל החברה משפט שלא אשכח: "איזו טעות עשינו… החלפנו מערכת מידע, הוצאנו ים של כסף, ובסופו של דבר שום דבר לא השתנה."

לא שאלתי אותו איזו מערכת רכש, כמה היא עלתה או מי הטמיע אותה. שאלתי רק שאלה אחת:

"תוכל להגדיר לי מהם חמשת התהליכים החשובים ביותר בעסק שלך?"

הוא הביט בי במבט מופתע. לא מפני שלא הכיר את העסק שלו, אלא מפני שמעולם לא התבקש להגדיר את התהליכים העסקיים בצורה מסודרת.

במשך מספר מפגשים מיפינו את תהליכי העבודה, זיהינו צווארי בקבוק, הגדרנו תחומי אחריות, שיפרנו את זרימת המידע ובנינו תהליכים ברורים בין המחלקות. רק לאחר מכן חזרנו לעבוד עם מערכת המידע. ואז קרה משהו מעניין: אותה מערכת, שעליה אמר בתחילת הדרך שהיא "טעות שעלתה ים של כסף", הפכה לכלי עבודה מצוין.

לא החלפנו אותה.

 

לא הוספנו מודולים.

 

לא ביצענו פיתוחים יקרים.

 

אבל שינינו את התהליך !

 

באותו רגע התחזקה אצלי ההבנה שמלווה אותי עד היום:

מערכת מידע אינה מתקנת תהליך עסקי לקוי. היא רק ממחשבת אותו.

אם התהליך נכון – המערכת תעצים אותו.

אם התהליך שגוי – גם המערכת הטובה בעולם לא תצליח לפתור את הבעיה.

 

הטעות הגדולה של ארגונים רבים:

מנהלים רבים בטוחים שהפתרון נמצא בתוכנה החדשה. בפועל, במקרים רבים הבעיה אינה במערכת, אלא באופן שבו הארגון עובד. כאשר אין הגדרת תהליכים, אין אחריות ברורה, אין בקרה על מלאי, אין שיטת עבודה מוסכמת או אין הגדרה של זרימת המידע – גם מערכת חדשה לא תיצור סדר. היא פשוט תבצע את אותן טעויות בצורה ממוחשבת.

לכן, לפני כל החלטה על החלפת מערכת מידע, אני ממליץ לעצור ולבצע אפיון מקצועי של התהליכים העסקיים. רק לאחר שמבינים כיצד הארגון באמת עובד, ניתן להתחיל לדבר על פתרון טכנולוגי.

 

ואז הגיע ה-AI

 

בשנתיים האחרונות נוספה למשוואה אופציה חדשה. כלי בינה מלאכותית מסוגלים לכתוב קוד, לבנות מסכים, ליצור דוחות, לחבר מערכות ואף לפתח יישומים עסקיים בתוך זמן קצר. מדובר במהפכה אמיתית. אבל לא מהסיבה שרבים חושבים.

AI לא פתר את בעיית מערכות המידע. AI פתר את בעיית עלות הפיתוח.

 

אם בעבר פיתוח מערכת היה כרוך בהשקעה של מאות אלפי שקלים ולעיתים אף מיליונים, כיום ניתן לפתח יישומים ייעודיים במהירות ובעלות נמוכה בהרבה.

ועדיין, יש מספר דברים שהבינה המלאכותית אינה יודעת לעשות:

היא אינה מכירה את התהליכים העסקיים של הארגון.
היא אינה יודעת כיצד צריך להתנהל המחסן.
היא אינה יודעת כיצד מתבצע תמחיר הייצור.
היא אינה יודעת מהם נהלי הרכש, מי מוסמך לאשר חריגות ומהם האתגרים הייחודיים של העסק.

את כל אלה חייב הארגון להגדיר בעצמו. כשהפתרון הנכון הינו שילוב בין CRM/ERP לבין AI

 

באחד הפרויקטים האחרונים התבקשתי לסייע לארגון שביקש להטמיע מערכת CRM חדשה.

בתחילת הדרך ההנהלה הייתה משוכנעת שכל הצרכים שלה מחייבים פיתוחים מיוחדים.

ביצענו אפיון יסודי של כלל התהליכים. להפתעת כולם התברר שכמעט כל התהליכים – ניהול לקוחות, משימות, פגישות, מעקב אחר הזדמנויות ודוחות – היו תהליכים סטנדרטיים לחלוטין, הקיימים כמעט בכל מערכת CRM מודרנית. רק תהליך אחד היה שונה: תהליך הכשרת העובדים. בניגוד לרוב הארגונים, מסלול ההכשרה לא היה אחיד. הוא השתנה בהתאם לתפקיד העובד, לניסיונו, להכשרות שכבר עבר וליעדים האישיים שלו. כאן בדיוק הבנו שאין היגיון "לעקם" את מערכת ה-CRM כדי שתתאים לתהליך ייחודי כל כך.

בחרנו בפתרון אחר:

מערכת ה-CRM ניהלה את כל הפעילות הסטנדרטית של הארגון.

לצידה פותח סוכןAI , שבנה לכל עובד מסלול הכשרה אישי, עדכן אותו בהתאם להתקדמותו והמליץ למנהלים על שלבי ההמשך.

 

כל מערכת עשתה את מה שהיא יודעת לעשות בצורה הטובה ביותר:

ה-CRM סיפק יציבות וניהול שוטף.
ה-AI סיפק גמישות במקום שבו היה צורך אמיתי בפתרון ייחודי.
זו, לדעתי, דוגמה מצוינת לעתיד של מערכות המידע.

לא בחירה בין CRM/ERP לבין AI. אלא שילוב מושכל בין השניים.

 

אז מה נכון לעשות?

 

מניסיוני, רוב הארגונים אינם צריכים לבחור בין ERP לבין AI.

הם צריכים לבחור בין קבלת החלטה המבוססת על אופנה לבין קבלת החלטה המבוססת על אפיון.

אם מדובר בליבת הפעילות של הארגון – הנהלת חשבונות, רכש, מלאי, ייצור, עקיבות, רגולציה ואינטגרציה בין כלל המחלקות – מערכת ERP תהיה ברוב המקרים הבחירה הנכונה.

אם מדובר בתהליך ייחודי שמעניק יתרון תחרותי, משתנה לעיתים קרובות או אינו מקבל מענה במערכות הקיימות – כדאי לבחון פיתוח ייעודי באמצעות כלי AI . במקרים רבים, הפתרון הנכון ביותר יהיה שילוב בין שתי הגישות.

 

חמש שאלות שכל מנכ"ל מפעל חייב לשאול לפני שהוא מחליף מערכת מידע

לפני שאתם מזמינים ספקי תוכנה או מתחילים בפרויקט חדש, עצרו וענו לעצמכם על חמש שאלות:

מהי הבעיה העסקית שאנו באמת מנסים לפתור?
האם הבעיה נמצאת במערכת או בתהליך העבודה?
כמה כסף הבעיה הזו עולה לנו בכל חודש?
האם קיימת מערכת מוכחת שכבר נותנת מענה לצורך שלנו?
האם אפיינו את התהליכים העסקיים לפני שבחרנו את הפתרון הטכנולוגי?
אם אינכם בטוחים בתשובות, ייתכן שההשקעה החשובה ביותר שתעשו אינה ברכישת תוכנה חדשה, אלא באפיון מקצועי של התהליכים העסקיים.

 

לסיכום

 

לאורך השנים ליוויתי מפעלים, חברות מסחר וארגוני שירות בתהליכי שינוי. בכל פעם מחדש אני מגלה שאותו עיקרון חוזר על עצמו:

כאשר הארגון מתחיל בבחירת המערכת – הוא מסתכן בהחלטה יקרה.

כאשר הארגון מתחיל בהבנת התהליכים העסקיים – בחירת המערכת הופכת לפשוטה הרבה יותר.

לכן, אם אתם עומדים היום בפני החלטה האם לרכוש מערכת ,ERP לפתח פתרון חדש באמצעות AI או לשלב בין השניים, אל תשאלו איזו מערכת לבחור שאלו קודם איזה עסק אתם רוצים לנהל בעוד חמש שנים.

כאשר התשובה לשאלה הזו ברורה, גם הבחירה הטכנולוגית הופכת לברורה הרבה יותר.

למאמר המלא לחץ כאן

המחבר:

ניר שפיר, מלווה יועצים עסקיים וארגונים באפיון תהליכים, בחירת מערכות מידע ושיפור תהליכים תפעוליים, תוך עבודה משותפת עם יועצים מתחומי הפיננסים, השיווק, האסטרטגיה ומשאבי האנוש.

למידע נוסף על המחבר לחץ https:///www.nir-shapir.co.il

 

 

 

בברכה

ניר שפיר

יועץ ארגון ושיטות ,תפעול, שרשרת האספקה ומערכות מידע

חבר מועדון העסקים של ישראל VIP

ניד 052-5516203

מייל nir@nir-shapir.co.il

אתר www.nir-shapir.co.il